P&O ICT infrastructuur

Pakketselectie en -implementatie

De keuze voor een nieuw ICT pakket ter ondersteuning van uw bedrijfsvoering is een complexe materie. Vitrum kan u begeleiden bij aanpak, planning en indien gewenst ondersteuning verlenen.

Aanpak, planning & gewenste ondersteuning

De keuze van een nieuw ICT pakket is een proces dat uit verschillende fasen bestaat. De dienstverlening van Vitrum bestaat uit het begeleiden van de fasen Verkennen tot en met Evalueren en overdragen, waarbij per fase vastgesteld wordt welke ondersteuning door u gewenst is.

Fasen bij de keuze van een nieuw ICT pakket

Fase I – Verkennen

Een pakketselectie en – implementatie start altijd met een verkenning. Tijdens deze verkenning wordt een situatieanalyse uitgevoerd om na te gaan of een pakketselectietraject op dat moment de juiste oplossing voor het gesignaleerde probleem is. De verkenning vormt de basis voor zorgvuldige besluitvorming en een beheersbaar selectie- en implementatietraject.

Fase II – Organiseren

Parallel aan de verkenning wordt nagegaan of een projectorganisatie nodig is. Deze kan variëren van een eenvoudig projectleiderschap tot een volledig opgetuigde projectorganisatie met meerdere project- en werkgroepen. Deze activiteit resulteert in het vaststellen en invullen van de benodigde projectorganisatie. Daarnaast wordt aandacht besteed aan het besluitvormingsproces, waarbij het gaat om vragen als wie op welk moment, op welke wijze bij de besluitvorming betrokken dient te worden.

Fase III – Selectie voorbereiden

Een selectievoorbereiding vraagt de nodige aandacht. Samen met u analyseren we in een vroeg stadium welke uitgangspunten voor uw organisatie belangrijk zijn. Deze organisatie- en informatieanalyse mondt uit in een programma van eisen en wensen. Het programma van eisen speelt een essentiële rol bij de contractonderhandelingen en dient als richtsnoer bij de implementatie. Aan de eisen en wensen worden meetcriteria toegekend, waardoor een wegingsmatrix ontstaat. Door deze wijze van werken ontstaat een zo objectief mogelijke selectie van een nieuw pakket.

Fase IV – Selecteren

Na de voorbereiding gaan we over tot de daadwerkelijke selectie. We stellen een voorkeurslijst op met behulp van een mini wegingsmatrix vanuit het totale marktaanbod, we vragen offertes op, we verzorgen referentiebezoeken, we beoordelen offertes en u maakt uiteindelijk een principekeuze voor een pakket.

Voor dat tot definitieve onderhandeling en keuze voor het pakket wordt overgegaan, kan gekozen worden voor een proefopstelling in uw bedrijf, een zogenaamd Proof of Concept.

Al deze onderdelen vergen de nodige zorgvuldigheid en tijd van u en de medewerkers in uw organisatie. Vitrum kan u in dit gehele traject of delen ervan begeleiden en adviseren en waar mogelijk werkzaamheden voor u uitvoeren.

Fase V – Implementatie voorbereiden

Als er een definitieve keuze is gemaakt voor een bepaald pakket wordt er een organisatieplan opgesteld. In dit plan komen aan de orde het bepalen van de mogelijkheden van het pakket en het bepalen van de consequenties van het pakket voor de werkprocessen. De noodzakelijke veranderingen in de werkprocessen worden geïnventariseerd en uitgewerkt en de wijze van invoering van deze veranderingen wordt bepaald. In aansluiting op het organisatieplan worden de gewijzigde werkprocessen uitgewerkt in bevoegdhedenmatrices, procedures, instructies en formulieren. Kortom, de administratieve organisatie wordt ontwikkeld. Ten slotte wordt er een beheersorganisatie ingericht. Hierbij worden taken, functies en benodigde capaciteit vastgesteld voor het beheer van het pakket en de bijbehorende geautomatiseerde hulpmiddelen. Gedacht kan worden aan het verdelen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het beheer en het opstellen van procedures op het gebied van gebruik en beheer.

Fase VI – Implementatie

De implementatie is een veelomvattend traject dat veel aspecten van de organisatie en, niet minder belangrijk, veel van uw werknemers raakt. De infrastructuur wordt geïnstalleerd, de applicatie wordt op uw organisatie ingericht (parametrisering), er wordt proefgedraaid in een ‘speeltuin-omgeving’ of er wordt gekozen voor schaduwdraaien, waarbij uw oude en nieuwe systeem een bepaalde periode naast elkaar functioneren. Om dit te kunnen doen zullen gegevens moeten worden overgehaald, geconverteerd, naar uw nieuwe systeem, uw medewerkers moeten worden opgeleid, mogelijk wordt van hen gevraagd op een andere wijze en in andere teams samen te werken. Uiteindelijk beoordeelt u de juistheid van de geleverde programmatuur, apparatuur en diensten, stelt zo nodig aanvullende activiteiten vast, en wordt het implementatietraject afgesloten. De consultant van Vitrum kan dit gehele traject begeleiden, waardoor u uw medewerkers zoveel mogelijk ruimte geeft zich inhoudelijk te verdiepen in het nieuwe pakket en alle werkzaamheden dit van hen vraagt.

Fase VII – Evalueren en overdragen

De projectevaluatie is het duidelijk gemarkeerde einde van het selectie- en implementatietraject. Onderdelen van de afsluiting zijn formele oplevering van de geleverde prestatie, financiële afsluiting en overdracht aan de staande organisatie. De evaluatie is gericht op de beoordeling van de kwaliteit, realisatie, planning, wijze van organisatie, begroting en afrekening van het project.

Voor nadere informatie kan contact worden opgenomen met de heer drs. E.A.M. Mooijman.

eric-mooijman-200-2014

Interim HR

Vitrum ondersteunt niet alleen bij het uitzetten van een toekomstgerichte P&O-strategie en bij het realiseren van uw P&O-doelen, maar óók bij het opleiden van P&O professionals. Verder...