Ontwerpen, implementeren en optimaliseren 

van HR Shared Service Centers

Complexe en moderne organisaties kiezen er vaak voor om hun P&O-diensten onder te brengen in een P&O of HR Shared Services Center (HR SSC). Soms wordt dit HR SSC geheel of gedeeltelijk uitbesteed of geoutsourced aan een externe service provider. Ook worden de uitbestede diensten weer via een backsourcing actie teruggehaald. Met een HR SSC verlaagt de organisatie de kosten van de P&O-diensten, en verhoogt men de kwaliteit en klanttevredenheid ervan. HR SSC’s kunnen bestaan uit verschillende soorten P&O diensten zoals: W&S en Onboarding, personeels- en salarisadministratie, verzuim- en, opleidingsadministratie, functioneel beheer van P&O-systemen, P&O-advies en P&O Centers of Expertise (CoE’s).

Complexe en moderne organisaties kiezen er vaak voor om hun P&O-diensten onder te brengen in een P&O of HR Shared Services Center (HR SSC). Soms wordt dit HR SSC geheel of gedeeltelijk uitbesteed of geoutsourced aan een externe service provider. Ook worden de uitbestede diensten weer via een backsourcing actie teruggehaald. Met een HR SSC verlaagt de organisatie de kosten van de P&O-diensten, en verhoogt men de kwaliteit en klanttevredenheid ervan. HR SSC’s kunnen bestaan uit verschillende soorten P&O diensten zoals: W&S en Onboarding, personeels- en salarisadministratie, verzuim- en, opleidingsadministratie, functioneel beheer van P&O-systemen, P&O-advies en P&O Centers of Expertise (CoE’s).

Digitalisering P&O-dienstverlening 

Bij het digitaliseren van P&O-diensten en processen kan een medewerker of manager van een organisatie P&O-informatie vinden of mutaties invoeren via een digitaal P&O-portal. Als dat niet lukt kan hij een de medewerker met een P&O-helpdesk chatten, mailen, appen of bellen. Deze helpdesk beantwoordt de vraag of lost het probleem op. Lukt dat niet dan wordt er een afspraak gemaakt met een P&O-specialist of adviseur. Met deze “click > call > face” aanpak ervaart de medewerker of manager 24/7 P&O-service en worden zij snel en op maat geholpen. 

Vitrum adviseurs hebben de afgelopen jaren meer dan 15 HR SSC’s ingericht voor industriële bedrijven (Heineken, Sara Lee), zorginstellingen (VVT-instellingen, ziekenhuizen en UMC’s), IT-bedrijven (Atos, Cap Gemini) en publieke organisaties zoals het Kadaster, waterschappen en ministeries.

Invoering HR shared services vraagt om een soepele choreografie. Succesvol ontwerpen en invoeren is ook een mentale kwestie!

Meer weten over de aanpak bij het ontwerp en de implementatie van een HR SSC?

De dienstverlening van Vitrum op het gebied van HR SSC’s bestaat uit: 

Het uitvoeren van een digitaal klanttevredenheidsonderzoek P&O naar de kwaliteit van de P&O-afdeling. Deze meting vormt de basis voor het ontwerp van het HR SSC 


Het ontwikkelen van een business case voor het HR SSC en het opstellen van adviesaanvragen voor de OR


Het ontwerpen en inrichten van een modern en klant gedreven HR SSC dat een hoge meetbare toegevoegde waarde levert aan de organisatie, een goede internal brand heeft en gemakkelijk te vinden is door managers en medewerkers


Het uniformeren van P&O beleid en regelgeving om het werken via een HR SSC mogelijk te maken


Het opstellen van een Producten en Diensten Catalogus (PDC) voor het HR SSC, bestaande uit uniforme diensten, prestatie indicatoren (KPI’s) en service level afspraken (SLA’s) 


Het analyseren, uniformeren, herontwerpen en digitaliseren van de HR SSC-processen via lean (six sigma) methoden, zodat deze zonder belemmeringen verlopen, voldoen aan compliancy eisen en een hoge klanttevredenheid scoren


Het ontwerpen en leiden van implementatieprogramma’s voor een HR SSC 


Begeleiding bij het outsourcen óf backsourcen van (delen van) P&O Shared Service Centrum 


De dienstverlening van Vitrum op het gebied van HR SSC’s bestaat uit: 

Het uitvoeren van een digitaal klanttevredenheidsonderzoek P&O naar de kwaliteit van de P&O-afdeling. Deze meting vormt de basis voor het ontwerp van het HR SSC 


Het ontwikkelen van een business case voor het HR SSC en het opstellen van adviesaanvragen voor de OR


Het ontwerpen en inrichten van een modern en klant gedreven HR SSC dat een hoge meetbare toegevoegde waarde levert aan de organisatie, een goede internal brand heeft en gemakkelijk te vinden is door managers en medewerkers


Het uniformeren van P&O beleid en regelgeving om het werken via een HR SSC mogelijk te maken


Het opstellen van een Producten en Diensten Catalogus (PDC) voor het HR SSC, bestaande uit uniforme diensten, prestatie indicatoren (KPI’s) en service level afspraken (SLA’s) 


Het analyseren, uniformeren, herontwerpen en digitaliseren van de HR SSC-processen via lean (six sigma) methoden, zodat deze zonder belemmeringen verlopen, voldoen aan compliancy eisen en een hoge klanttevredenheid scoren


Het ontwerpen en leiden van implementatieprogramma’s voor een HR SSC 


Begeleiding bij het outsourcen óf backsourcen van (delen van) P&O Shared Service Centrum 


Lynn Vetstappen MSc

Manager P&O Berrybrothers

“Eric Mooijman is een betrouwbare ervaren consultant, die het belang van de klant voorop stelt! Hij heeft ons naar alle tevredenheid geholpen met het proces om een nieuw HR-pakket te selecteren.” 

Een ondergeschoven kindje, kwaliteitsverbetering bij ondermaats presterende HR-administraties.

Meer weten over een geslaagd voorbeeld van het ontwerpen en implementeren van een HR SSC bij Essent?

Vitrum beschikt over een digitale tool om snel en objectief de tevredenheid over de P&O-afdeling te meten. De methode meet de tevredenheid over de:

Vitrum beschikt over een digitale tool om snel en objectief de tevredenheid over de P&O-afdeling te meten. De methode meet de tevredenheid over de:

P&O-strategie en de P&O-beleidsdomeinen

De scores zijn per ondervraagde doelgroep weer te geven en worden op aantrekkelijke wijze getoond. 

Wilt u een demo van de tool om klanttevredenheid te meten of heb je behoefte aan vervolgcontact?